SM i UV-foto är ett officiellt Svenskt Mästerskap. Det arrangeras årligen och är öppet för alla som är medlemmar i en klubb inom Svenska Sportdykarförbundet. Finalen är en sann idrottsprestation i form av en fysisk UV-fototävling där bilderna tas på plats under tidsbegränsade dyk på angiven plats.

Till er som har besvarat vår öppna förfrågan:

Ni har uttryckt intresse av att bli medarrangör av SM i UV-foto 2024. Efter preliminär utvärdering vill vi i Foto- och filmkommittén, Svenska Sportdykarförbundet (org.nr. 802003-1723) be er att inkomma med en offert rörande arrangemanget. Denna offertförfrågan gäller alltså enbart de organisationer som har gjort intresseanmälan, inga ytterligare anbud kommer att beaktas.

Svarsrutin och hantering av alternativ

• För att offerten ska komma i fråga måste alla krav vara uppfyllda. Det räcker att besvara dessa punkter med ett Ja. Kommentar till Ja är tillåtet. Om ni uppfyller alla krav och inte behöver kommentera, så går det att svara i en mening att ni uppfyller alla krav.
• Önskemål ska besvaras och beskrivas.
• Offerten ska innehålla ett översiktligt schema över vad som ingår, dag för dag, under de aktuella dagarna.
• I offerten ska enbart ett totalpris för arrangemanget anges, inklusive moms.
• Som medarrangör är man inte sponsor, utan i denna egenskap benämns man medarrangör.
• Förutom totalpris för det preciserade arrangemanget ska det i offerten även anges pris per extra funktionär eller annan deltagare, utöver nedan angivet antal. Även maxkapacitet avseende deltagare bör framgå.
• Om ni avser att erbjuda mer än ett alternativ på upplägg så ska ni inkomma med en offert för varje alternativ.

Krav och önskemål

1. Krav: Tävlingen ska äga rum sammanhållet under en period av tre dagar. Det ska ingå övernattning, natt till första tävlingsdag, i priset.
2. Önskemål: Arrangemanget bör helst äga rum i andra halvan av augusti 2024. Riktmärke är 22–25 augusti, ankomst torsdag kväll, avslut söndag eftermiddag, med fredag–lördag som tävlingsdagar, men andra upplägg kan beaktas.
3. Krav: Priset ska omfatta sammanlagt 24 dykare + två funktionärer (ej dykande).
4. Önskemål: Information om möjlighet till enkel- och dubbelrum mot extra kostnad.
5. Krav: Medarrangören ansvarar för hela det praktiska arrangemanget, dvs kost, logi, flaskfyllning inklusive Nitrox och all dyklogistik.
6. Krav: Om det tillkommer extra kostnader för Nitrox så skall pris per fyllning och flaskstorlek preciseras i offerten, utöver totalpriset. De tävlande bekostar själva fyllning med Nitrox.
7. Krav: Offerten ska omfatta helpension, från och med frukost, tävlingens första dag, till och med lunch, tävlingens tredje dag.
8. Krav: I priset ska ingå tillgång till en möteslokal att användas för genomgångar inför och under tävlingen samt till avslutningsceremoni med prisutdelning. För avslutningsceremonin krävs plats för för minst 40 personer.
9. Önskemål: Stor TV-skärm (helst) eller projektor + projektorduk, samt att lokalen går att mörklägga i samband med bildvisning om projektor ska användas.
10. Krav: Tillgång till stabil internetaccess via WiFi. Tävlingsbilderna ska kunna laddas upp för bedömning online.
11. Krav: Arrangören erbjuder dykning för sammanlagt 12 fotografer med assistenter (= sammanlagt 24 dykare) så att man genom dykning i mindre grupper (till exempel flera båtar/dykplatser) och med växling av dykplatser kan erbjuda samtliga tävlande likvärdiga förhållanden under sammanlagt fyra tävlingsdyk (normalt två per dag). Effektiv dyktid under tävlingen är max 60 minuter per dyk. Varje dyktillfälle ska därför beräknas upp till ca 90 minuter från att första dykparet är i vattnet och till att sista dykparet är uppe.
12. Krav: Det ska erbjudas ett rekreationsdyk för samtliga tävlande (= 24 dykare) på sista dagens förmiddag.
13. Krav: Arrangören ansvarar för dykledning, dyksäkerhet, eventuella båtar med för ändamålet godkända båtförare, och att lagar och regler för sjöfart och dykning efterlevs.
14. Krav: Den dykning som erbjuds av arrangören uppfyller SSDF:s regler och krav på dyksäkerhet. Det ska finnas syrgas, hjärtstartare och beskrivna rutiner för nödsituationer.
15. Krav: Arrangören erbjuder dykmiljöer som skapar hög sannolikhet för att samtliga tävlingsdyk kan genomföras, oavsett väder.
16. Krav: En tävlingsfunktionär ska kunna följa med varje båt eller till varje dykplats.
17. Önskemål: De lokaler som erbjuds ska medge att de tävlande har möjlighet att sitta vid egen, medhavd dator och välja ut och skicka in tävlingsbilder. Tillgång till eluttag och internetaccess enligt krav under punkt 9 ska vara lika för alla.

Tidsplan och samarbetsform

• Offert ska vara kommittén tillhanda senast 30 november 2023. Skickas till Foto- och filmkommittén på adress fotofilm@ssdf.se.
• Eventuella motfrågor på offerten ska ställas senast 15 december.
• Besked om utfall ska ges senast 29 december 2023.
• Acceptans ska meddelas kommittén senast 15 januari 2024. Efter att acceptans har meddelats tecknas bindande avtal.
• Medarrangören utser i samband med acceptans en person som ska ingå som representant i tävlingskommittén. Representanten är medarrangörens språkrör och kommer att kallas till tävlingsledningens möten (via videolänk). All kommunikation sker via denna representant.

Medarrangörs rättigheter

• Medarrangören har rätt att omnämnas som medarrangör i alla sammanhang där SM i UV-foto 2024 presenteras. Detta inkluderar att ta med medarrangörens logotyp och länk till medarrangörens webbplats där så är möjligt.
• Medarrangören har även möjlighet att vara sponsor, dvs att bidra till tävlingens prisbord. Detta hanteras separat från medarrangörskapet. Då kommer man att presenteras även som sponsor, tillsammans med övriga sponsorer.

Välkomna med era offerter!

Hälsningar Ingvar